A evolução tecnológica, o alcance de novos mercados, as elevadas exigências dos clientes, entre os fatores têm vindo a aumentar significativamente a competitividade das empresas. Para continuar a crescer e acompanhar as mudanças do mercado, todas as empresas precisam de gerir adequadamente os seus recursos, dados e processos. Um dos caminhos para isso é a adoção de soluções de ERP (Enterprise Resource Planning), isto é, de sistemas de gestão empresarial.
Mas o que é um sistema ERP, exatamente? Como é que este tipo de sistemas podem beneficiar a sua empresa? Neste artigo, iremos responder a estas perguntas, descrevendo o conceito de ERP, apontando as vantagens desses sistemas e dando outras explicações sobre o tema.

O que é um sistema ERP?

Imagine que tem uma empresa que utiliza vários sistemas, um para a faturação, um para controlo de vendas, um para gerir impostos, um para analisar metas e desempenho, e assim por diante. Em vez de usar vários softwares isolados, um para cada departamento da empresa, não seria mais eficiente contar com uma integração entre eles, para que todos fizessem parte de um sistema centralizado? É precisamente isso que uma solução de ERP oferece.
Com um único sistema integrado com todos os departamentos, ou pelo menos os mais importantes, a comunicação interna torna-se mais eficaz e menos dispendiosa. Assim, por exemplo, o departamento financeiro saberá exatamente quanto dinheiro destinar ao pagamento de impostos e quanto direcionar ao pagamento de colaboradores, segundo as informações que o setor de recursos humanos disponibilizar no sistema.
A esta altura já percebeu que a integração de sistemas se mostra bastante vantajosa para as empresas: diminuem custos, tornam a comunicação mais eficiente, ajudam na tomada de decisões, permitem uma monitorização mais precisa dos processos a decorrer na empresa, entre outros.
Atualmente, muitas organizações consideram este tipo de software imprescindível às suas atividades. Sem um sistema de ERP, a empresa tem de lidar com diversos fornecedores de software, o que aumenta significativamente os custos com licenças, servidores, suporte técnico, formação, entre outros.

Quais as vantagens do ERP?

Os sistemas ERP são um ativo essencial para muitas organizações, uma vez que facilitam o funcionamento da sua empresa, automatizando processos e centralizando e protegendo as suas informações.
Devido a esses e muitos outros recursos, as operações cotidianas e o planeamento a longo prazo das empresas, tornam-se mais eficientes.
De seguida, apresentamos alguns dos maiores benefícios ao implementar este tipo de software.

1 . Otimização dos custos de TI

Embora o ERP geralmente represente um investimento, ele tem o potencial de reduzir significativamente os seus custos de TI e melhorar a eficiência.
Desta forma, em vez de gastar recursos em vários sistemas que precisam de licenças, infraestruturas e equipas de suporte, pode concentrar todos esses custos num único ERP. Em vez de gastar mais em sistemas diferentes, consegue economizar as despesas de TI, centralizando tudo num único ERP.
O uso de um único sistema também reduz os requisitos de formação para os utilizadores finais, visto que precisam de conhecer apenas um sistema.

2 . Maior transparência

O ERP permite o acesso total a todos os processos relevantes do seu negócio, tornando os dados de todos os departamentos facilmente acessíveis a quem tem permissão. Por exemplo, pode monitorizar os níveis de stock diariamente, incluindo as remessas futuras que ainda serão recebidas e o stock em trânsito.
Ao saber exatamente toda a informação relativa aos níveis de stock, pode controlar o seu Working Capital com maior precisão e, assim, tornar a sua gestão de stock mais eficiente.
Além disso, a disponibilidade de todas as informações da sua empresa de forma centralizada permite uma maior colaboração, a conclusão mais rápida das tarefas e um maior controlo dos processos interdepartamentais.

3 . Planeamento mais eficaz

Com o ERP, a sua empresa terá um sistema de relatórios centralizado para cada processo, disponível a qualquer momento.
Esse tipo de software permite examinar e comparar funções entre departamentos, sem a utilização de folhas de Excel e e-mails.
Essa funcionalidade possibilita que as empresas alcancem um nível elevado de insight analítico relativo às suas operações, o que é essencial no planeamento corporativo, identificando os pontos fortes operacionais e as áreas problemáticas que precisam ser otimizadas.
Com uma visão detalhada dos dados, as empresas conseguem tomar decisões informadas com base em métricas e tendências.

4. Maior personalização

O software ERP pode ser implementado de acordo com as necessidades específicas de cada negócio. As empresas podem escolher que componentes e integração funcionam melhor e descartar o que não precisam.
A customização também envolve a forma como o software é implementado. As duas principais implementações são no local e através da nuvem. Com um sistema integrado no local, o software físico deve ser adquirido e instalado em todos os computadores e servidores da empresa. Por outro lado, com um sistema baseado em nuvem, todo o pacote de software é gerido através de um provedor de ERP.

5. Melhor eficiência

Para além dos custos reduzidos de TI e formação, um ERP pode reduzir o tempo e o esforço exigidos pela sua equipa para realizar as suas atividades diárias. Um ERP corretamente implementado consegue minimizar, ou até mesmo, eliminar processos manuais morosos e repetitivos, permitindo assim que os membros da equipa se concentrem noutras tarefas.
O ERP pode também promover a adoção e aplicação de melhores práticas do setor, alinhando e centralizando todas as ações em toda a empresa.

6. Proteção de dados

O sistema ERP promove uma maior proteção dos dados da sua empresa, ao permitir criar níveis de acesso e controlar quem pode visualizar e editar determinadas informações, em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD).
Combinar informações de vários sistemas geralmente causa conflitos entre as fontes, mas quando tudo isso é centralizado, é possível melhorar a consistência e a segurança dos dados
Além disso, os ERPs têm o potencial de simplificar ações como a anonimização de dados, a encriptação de documentos com dados pessoais ou a deteção de incidentes de violação de dados pessoais. O sistema de banco de dados do ERP também permite realizar backups centralizados dos seus dados confidenciais.

7. Melhor colaboração

Uma plataforma de ERP agiliza o processo de colaboração entre os departamentos e os colaboradores, provendo um banco de dados interdepartamental, onde as informações de cada setor são guardadas num único local centralizado. Isso possibilita atualizações de projetos em tempo real e uma melhor comunicação em toda a empresa.
Com um sistema ERP, todos os funcionários podem ter acesso, por exemplo, a dados relacionados ao desempenho da empresa e ao papel de cada um nessa evolução, o que motiva os colaboradores e faz com que se sintam mais valorizados.

8 . Atendimento ao cliente

Uma das maiores prioridades de qualquer empresa é a aquisição e retenção de clientes. Nesse sentido, um sistema ERP centraliza as informações sobre os clientes e permite, por exemplo, que o departamento de vendas e de marketing, delineiem estratégias de relacionamento mais eficientes.
A elevada monitorização oferecida por um ERP, poderá levar a uma melhor interação com o seu público, desde o marketing direcionado até o atendimento e finalização da compra.

9 . Maior escalabilidade

Para garantir o sucesso contínuo do seu negócio, deve estar sempre preparado para o futuro. Com muita frequência, as empresas deixam de atualizar o seu plano de negócios e, como resultado, enfrentam sérios problemas de crescimento.
Obter soluções tecnológicas que possam acomodar eficazmente o crescimento da sua empresa é de extrema importância, e o sistema ERP correto torna isso mais simples.
Pode utilizar um ERP que se adapte a qualquer necessidade do seu negócio, por exemplo, aumentar a base de clientes ou desenvolver novos processos ou produtos.

10. Melhoria na gestão de stock

No caso de empresas que lidam com a movimentação de stock físico e produção, um sistema ERP reforça a gestão da cadeia de fornecimento (Supply Chain) de várias formas.
Essa melhoria resulta em prazos de entrega menores, entregas mais pontuais, entre muitos outros benefícios que melhoram a operação geral e levam ao sucesso.

Com um software de ERP, a sua cadeia de fornecimento pode tornar-se mais responsiva através de uma melhor previsão da demanda, aquisições, gestão de stock, e muito mais.
Uma cadeia de fornecimento simplificada também facilita as inovações de manufatura, o que pode ajudá-lo a reduzir custos e desenvolver novos produtos que proporcionam à sua empresa uma vantagem competitiva.
Agora que já conhece as 10 principais vantagens do ERP, que tal implementar esse tipo de sistema na sua empresa?