Faturas com QR Code obrigatório a partir de janeiro de 2022

Apesar de já estar previsto antes da pandemia, esta fez com que o QR Code passasse a ser uma realidade cada vez mais evidente e presente nos dias de hoje.

O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, veio regulamentar e mudar várias obrigações fiscais sobre o processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, bem como a conservação dos elementos da contabilidade das empresas.

Este diploma introduz o QR Code nas faturas possibilitando uma simplificação na comunicação de faturas por parte de pessoas singulares para determinação das respetivas despesas dedutíveis em sede de IRS, tendo também como intuito o combate à economia informal, à fraude e evasão fiscal. Desta forma, as faturas e documentos fiscalmente relevantes passam a ter de conter estes elementos.

Previsto para o início de 2021, o registo obrigatório destes itens nas faturas e outros documentos fiscais relevantes foi alargado até janeiro de 2022 com a aprovação do Orçamento do Estado, a proposta de suspensão desta medida foi aprovado em votações na especialidade OE devido à pandemia.

Código QR nas faturas: o que é e quais os benefícios fiscais para as empresas?

Um QR Code passou a poder ser incluído, de forma facultativa, nas faturas e documentos fiscalmente relevantes, a partir do início de 2021, muito em virtude do benefício fiscal, criado pelo Governo, para quem o adotasse e aplicasse nas suas faturas.

Existe um período de Transição?

Sim, o regime transitório é assegurado pelo diploma para os utilizadores de programas informáticos de faturação ou outros meios eletrónicos, relativamente às séries que pretendam manter em utilização, dando continuidade à respetiva numeração sequencial. Para utilizadores de documentos pré-impressos em tipografia autorizada, poderão continuar a utilizar esse tipo de documentos até 31 de dezembro de 2021.

Este benefício consistiu numa majoração em:

140% nos gastos de implementação para quem o fizesse até final do 1º trimestre de 2021;
130% para as empresas que implementassem os mesmo até ao final do 1.º semestre de 2021;
120% nas demais situações.

O que muda nas faturas?

De acordo com a Portaria 195/2020, o QR Code e o ATCUD (Código Único do Documento) são elementos que deverão estar presentes nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes (de apresentação ao cliente ou que possibilitem a conferência de mercadorias e de prestações de serviços).

O QR Code (Quick Response Code) é um código de barras bidimensional que pode ser digitalizado pela maioria dos telemóveis com câmara e que vai permitir comunicar faturas sem que o contribuinte tenha de facultar o seu número de contribuinte. Ou seja, no dia a dia, já não será necessário apresentar o número de contribuinte no momento da compra. A impressão do código na fatura vai facilitar a sua introdução no programa e-Fatura, após a compra, sem necessitar do número de contribuinte e em tempo real.

O ATCUD é um código único do documento composto pelo código de validação da série e pelo número sequencial do documento dentro da série, atribuídos pela Autoridade Tributária.

Quais as Implicações desta Medida?

Os profissionais e as empresas vão estar obrigados a imprimir o QR Code e o ATCUD nos seus documentos fiscais. Assim, as principais implicações prendem-se com a criação e a utilização devida destes novos elementos.

O QR Code deve ser gerado corretamente e constar na primeira ou última página da fatura. Tem de ser perfeitamente legível, independentemente do suporte em que é apresentado ao cliente. Para a elaboração do QR Code, devem ser respeitadas as especificações técnicas definidas pela Autoridade Tributária e Aduaneira.

O código de validação da série a atribuir pela AT será composto por um conjunto de oito carateres, no mínimo. O ATCUD, com o formato “ATCUD:CodigodeValidação-NumeroSequencial”, deve constar obrigatoriamente em todas as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, emitidos por programas informáticos de faturação e outros meios eletrónicos de faturação, assim como por tipografias autorizadas. Da mesma forma que o Código QR, o ATCUD deve estar perfeitamente legível, independentemente do suporte em que é apresentado ao cliente.

Devido à pandemia COVID-19 e de acordo com o Despacho 412/2020 de 23 de Outubro e ainda a Lei n.º 75-B/2020, estes são os prazos que devem ser cumpridos:

O QRCode deverá ser implementado a partir de janeiro de 2022;

O ATCUD apenas será obrigatório nas faturas e outros documentos relevantes a partir de 1 de janeiro de 2022;

A partir do 2.º semestre de 2021, a AT vai permitir a comunicação de séries documentais, para obtenção dos respetivos códigos de validação.

Quais os requisitos e especificações técnicas do QR Code em faturas?

O QR Code deverá conter os principais dados de uma fatura, como a identificação fiscal do adquirente e do emissor, o país, número, data, linhas e parcelas, o valor dos impostos e taxas.

A partir de de 1 de janeiro de 2023, também o elemento ATCUD (código único de documento) deverá fazer parte dos dados que integram o QR Code.

As especificações técnicas definidas pela AT determinam que o QR Code:

Deve ser emitido por programas certificados pela AT;

Seja perfeitamente legível, independentemente do meio em que seja apresentado ao cliente (papel, eletrónico, etc.);

Nos documentos com mais de uma página, o QR Code deverá estar na 1ª ou última página;

Deverá ter uma dimensão mínima de 3×3 cm, quando representado na fatura física ou digital.

Certifique-se que o seu sistema de faturação está preparado para estas alterações, junto do seu Contabilista Certificado e fornecedor de software de faturação.

Quais os Benefícios do QR Code e do ATCUD?

O ATCUD destina-se a simplificar e agilizar a comunicação de faturas para determinação das despesas dedutíveis em sede de IRS, promovendo uma maior transparência no processo de compra, tanto para o comerciante como para o cliente. Por outro lado, o QR Code visa combater a fraude fiscal, dificultando a economia paralela.

Benefícios de Faturas com QR Code

Enquanto medida que promove a modernização no trabalho e competitividade empresarial, o QR Code existe como elemento que potencia a transição digital ao contribuir para:

Uma maior transparência no processo de compra;
Facilitar a comunicação com a AT;
Combater a fraude e evasão fiscal;
Simplificar a vida aos cidadãos na inserção de despesas que dão direito a desconto no IRS;
Descomplicar a identificação e o acesso dos utilizadores à informação;
A faturação eletrónica com um nível superior de agilidade.