Garantir o bom fluxo de negócios dentro de uma empresa é sempre um desafio para os gestores, independentemente da sua área de atividade. As empresas representam a metáfora do iceberg que mostra o topo fora da água (FrontOffice), mas abaixo do nível do mar existe algo que suporta toda a estrutura (BackOffice). Para o bom funcionamento dos negócios, existem centenas de processos que funcionam em background — e por isso não são percebidos pelos clientes —, mas são fundamentais para o sucesso da empresa.

O BackOffice é parte primordial de qualquer empresa e, aliado a ferramentas de automação, permite maior produtividade, agilidade e flexibilidade na gestão do negócio.

Muitas das tarefas do BackOffice estão relacionadas a administração, logística, relacionamento com o consumidor, finanças, RH, vendas, entre outros. Consegue imaginar os inúmeros benefícios que um sistema integrado e automatizado pode trazer para uma empresa? O investimento em tecnologia para automação desses processos, integrando sistemas de dados e fluxo de trabalho traz muitos benefícios. Com as informações estruturadas, o acesso e trabalho com os dados possibilita uma visão estratégica de forma rápida, além de promover integração entre as equipas. Em geral, é o ponto de partida para a modernização e ganho na produtividade.

Continue a ler para descobrir sete vantagens que a automação de processos do BackOffice traz para uma empresa.

1 – Diminuição de tarefas repetitivas

A rotina operacional da maioria das empresas envolve pelo menos uma atividade repetitiva. Implementar a tecnologia para desenvolvê-las traz ganhos de eficiência e produtividade. Além disso, é possível realocar os colaboradores para as tarefas mais estratégicas para o negócio, como o planeamento e a inovação.

Além disso, as atividades burocráticas podem ser simplificadas, reduzindo ou até eliminando a impressão, a circulação e o acúmulo de papéis no ambiente corporativo, o que também reduz custos!

2 – Promoção de maior controlo de custos

A redução e o controlo de custos são objetivos que todas as empresas desejam atingir. É inegável que, direta ou indiretamente, todas as tarefas do BackOffice geram despesas, quer seja pelo uso de mão de obra qualificada ou de recursos da organização.

No entanto, num sistema automatizado, tais ações podem ser realizadas automaticamente, impactando diretamente a produtividade do negócio. Reduzem-se também custos de formação das equipas, visto que tarefas manuais são diminuídas drasticamente e promove-se um processo mais seguro, em que as regras estão definidas, evitando erros operacionais e prejuízos financeiros. Outra vantagem está relacionada com o controlo de custos, uma vez que tudo pode ser monitorizado pelo gestor através de dashboards adaptados às necessidades específicas de cada cliente.

3 – Aumento da produtividade

A produtividade está intrinsecamente relacionada com “fazer mais com menos”. Nesse sentido, a automação dos processos de BackOffice permite um aumento da produtividade e mais flexibilidade na administração do seu negócio.

Através da tecnologia, é possível ganhar eficiência, o que tem um impacto direto na produtividade. Os sistemas de automação permitem entregar aos gestores e utilizadores e exatamente o que foi planeado e no tempo certo. Desta forma, a empresa poderá realizar tarefas num menor espaço de tempo e com menos custos, o que possibilita o auxílio aos gestores na implementação de melhores estratégias de negócios.

4 – Otimização de processos

Outra característica inerente às atividades do BackOffice está relacionada ao processamento de diversos documentos, notas fiscais, protocolos e formulários. Muitos deles, possuem valor jurídico e exigem controlo profissional. Toda a burocracia documental pode ser simplificada com a automação e controlo de processos, uma vez que o envio pode ocorrer automaticamente e nos moldes que a empresa quiser. Além disso, a partilha de informações beneficia o fluxo de comunicação, evitando ações duplicadas de equipas distintas. Outro ganho é na sustentabilidade, uma vez que há uma diminuição de papéis impressos.

5 – Integração e acompanhamento das equipas

As tarefas do BackOffice nunca são desempenhadas por apenas uma área ou um colaborador na empresa. Existem demandas dos departamentos financeiro, jurídico, logístico, relacionamento com o cliente, entre outros, criando uma base de dados significativa que, se não estiver centralizada, a chance de dar algum problema ocorrer é grande. A automatização desses processos impacta positivamente a efetividade dos atendimentos ao público e a entrega de serviços e produtos, permitindo também a partilha de tarefas de forma dinâmica.

6 – Acesso a métricas de análise eficazes

Conforme mencionado anteriormente, uma empresa produz uma gama enorme de dados diariamente. Por isso, é essencial utilizar todo esse material para gerar indicadores, metas e monitorizar o desenvolvimento dos negócios, permitindo compreender quais os processos que necessitam de melhorias. Automatizar esses métodos também garante que os dados estejam sempre disponíveis em graus de acesso estabelecidos pela organização, além de tornar o acesso a informações sobre vendas, performance e stock, por exemplo, muito mais simples e eficaz.

7 – Melhoria da experiência do funcionário (Employee Experience)

Não é só a experiência do consumidor (User Experience) que importa, mas também a dos colaboradores. O Employee Experience também é essencial para que as suas equipas internas se mantenham satisfeitas e produtivas no trabalho.

O BackOffice automatizado melhora a motivação do colaborador, visto que permite que ele se dedique a tarefas que realmente trazem valor e verifique de facto a sua contribuição para os bons resultados da empresa.

Transformar o seu FrontOffice sem se preocupar com a base que o sustém é um erro bastante comum. Com a automação do BackOffice, muitas tarefas mundanas, repetitivas, e de mão-de-obra intensiva podem ser realizadas de forma rápida, eficiente e rentável. Atendimento ágil, informações claras, preços competitivos e redução de erros são apenas algumas das vantagens da automação de processos do BackOffice.

A automação de BackOffice é um dos serviços oferecidos pela Algardata. Está interessado? Saiba mais aqui.

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