Quando compra numa loja física ou de comércio online, ou até quando reserva um quarto de hotel, talvez não tem noção da complexidade de processos que acontecem nos “bastidores” após a sua aquisição.

Este bastidor, que diz respeito a toda a operação, processo, setor, que não está em contacto com o cliente, é chamado de Backoffice. As pessoas (ou processos) envolvidas no backoffice não atuam na linha da frente (Front Office), mas são indispensáveis para a continuação das operações: Administração, Logística, Informática, Contabilidade, são alguns dos exemplos de setores que atuam no Backoffice e que suportam a atividade do Front Office.

A operação principal da empresa não acontece sem o backoffice. Por isso, se o gestor de negócio dedicar algum do seu tempo a cuidar desta gestão interna, consegue garantir que a empresa funciona em sintonia, uma vez que, a partir deste trabalho realizado no backoffice, este consegue antecipar-se e corrigir desvios na operação que podem prejudicar os seus resultados.

Para perceber o Backoffice na prática podemos imaginar uma pequena loja virtual: o cliente visita, escolhe o produto, coloca no carrinho e finaliza a compra. A partir desse momento, há todo um processo interno na empresa. Qualquer atraso, problemas na faturação, ou até de stock, vai se tornar uma dor de cabeça e trazer prejuízos, isto por causa de falhas no backoffice.

Desta forma, não dá para depender de processos manuais: se possui uma empresa, pode e deve automatizar a gestão interna, controlando todos os processos de forma integrada. Para isso existem os softwares ERP – Sistemas integrados de Gestão Empresarial.

ERP – O que é?

Trata-se do planejamento integrado de recursos. Pode ser um software, um conjunto de softwares, ou um grande software rodeado por várias apps que funciona para automatizar a gestão empresarial, desde as operações mais elementares das empresas, até aos níveis mais estratégicos, passando por tudo o que há de importante, inclusive as questões fiscais, declarações fiscais obrigatórias, que são cada vez mais importantes em Portugal.

De maneira geral, os softwares de ERP são modularizados, ou seja, têm módulos, que tratam da questão de compras, das questões financeiras, de vendas, de contabilidade, de gestão de pessoas… Num sistema de ERP esses módulos são integrados. As informações são compartilhadas de maneira a gerar dados em tempo real para quem necessita dos mesmos, como os gestores.

Nos sistemas mais modernos, os softwares são mais orientados a processos, dado que muitos dos processos da empresa atravessam vários módulos, atravessam vários departamentos da empresa em momentos distintos.

Como os Softwares de ERP ajudam as empresas?

Imaginemos uma empresa média do segmento “Supermercado” que tenha 10/15 lojas.
Estas lojas operam com milhares de itens. Desta forma:

• Como saber qual é o exato momento de comprar determinado item para que não haja rotura de stock? Ou seja, para que não se perca vendas?

• Qual é o número ideal de compras para que não seja necessário fazer um grande stock, que exija um grande volume de dinheiro?

O Software ERP vai fazendo o controle do stock à medida que as mercadorias são vendidas e entregues. Dessa maneira, consegue informar os gestores, de maneira automática e instantânea, quais os itens que devem ser comprados para qual loja, de acordo com o que foi parametrizado no momento da implementação do software.

Os gestores têm acesso imediato a relatórios com milhares de itens que precisam ser comprados – sem que tenham que fazer contas, sem que tenham que se preocupar com cada item em específico! O ERP faz as contas e indica: este é o momento de comprar estes produtos aqui. Considerando, inclusive, o tempo de processamento, de entrega, de atendimento que vai levar por parte do fornecedor.

Quando os produtos são comprados, o fornecedor recebe automaticamente o pedido de compra. O software emite os documentos de venda, a empresa importa os documentos de venda automaticamente, sem que ninguém tenha que digitar a informação. As conferências são realizadas, as questões financeiras são tratadas pelo software, as questões de disponibilização de stock de informação para os vendedores e clientes são tratados. Como podemos constatar, vários aspetos da empresa, de compras, de logística, de vendas, de financeiro, estão a ser tratadas no mesmo processo, que depois se vai desdobrar em declarações fiscais e em controlo de stock.

Este é o tipo de benefício que o ERP traz para as empresas. A ideia de automatizar processos complexos, para permitir que os seres humanos façam apenas aquilo que é típico dos seres humanos: a negociação, as interações, as tomadas de decisões.

Se ainda não tem um Software ERP, preencha o formulário abaixo e entraremos em contacto consigo para uma consultoria grátis.