ERP: 10 ventajas para el crecimiento de su empresa
La evolución tecnológica, el alcance de los nuevos mercados, las altas exigencias de los clientes, entre otros factores, han aumentado significativamente la competitividad de las empresas. Para seguir creciendo y mantenerse al día con los cambios del mercado, todas las empresas deben administrar adecuadamente sus recursos, datos y procesos. Una de las vías para ello es la adopción de soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP), es decir, sistemas de gestión empresarial.
¿Pero qué es exactamente un sistema ERP? ¿Cómo puede este tipo de sistemas beneficiar a su empresa? En este artículo responderemos a estas preguntas, describiendo el concepto de PRE, señalando las ventajas de estos sistemas y dando otras explicaciones sobre el tema.
¿Qué es un sistema ERP?
Imagine que tiene una empresa que utiliza varios sistemas, uno para la facturación, otro para el control de ventas, otro para la gestión de los impuestos, otro para el análisis de los objetivos y el rendimiento, y así sucesivamente. En lugar de utilizar varios programas informáticos independientes, uno para cada departamento de la empresa, ¿no sería más eficiente tener una integración entre ellos, de modo que todos ellos formaran parte de un sistema centralizado? Eso es precisamente lo que ofrece una solución ERP.
Con un único sistema integrado con todos los departamentos, o al menos con los más importantes, la comunicación interna se hace más efectiva y menos costosa. Así, por ejemplo, el departamento de finanzas sabrá exactamente cuánto dinero gastar en el pago de impuestos y cuánto dirigir a los empleados para que paguen de acuerdo con la información que el departamento de recursos humanos pone a disposición en el sistema.
A estas alturas ya se ha dado cuenta de que la integración de sistemas es muy ventajosa para las empresas: reduce los costos, hace más eficiente la comunicación, ayuda en la toma de decisiones, permite un seguimiento más preciso de los procesos que tienen lugar en la empresa, entre otros.
Hoy en día, muchas organizaciones consideran que este tipo de programas informáticos son indispensables para sus actividades. Sin un sistema ERP, la empresa tiene que tratar con varios proveedores de software, lo que aumenta significativamente los costos con licencias, servidores, soporte técnico, capacitación, entre otros.
¿Cuáles son las ventajas del ERP?
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son un activo esencial para muchas organizaciones, ya que facilitan el funcionamiento de su empresa, automatizan los procesos y centralizan y protegen su información.
Gracias a estos y otros muchos recursos, las operaciones diarias y la planificación a largo plazo de las empresas se hacen más eficientes.
A continuación se presentan algunos de los principales beneficios de la aplicación de este tipo de software.
1 . Optimización de los costos de la tecnología de la información
.
Si bien la planificación de recursos empresariales (ERP) suele representar una inversión, tiene el potencial de reducir significativamente sus costos de TI y mejorar la eficiencia.
De esta manera, en lugar de gastar recursos en múltiples sistemas que necesitan licencias, infraestructura y equipos de apoyo, puede concentrar todos esos costos en un solo ERP. En lugar de gastar más en diferentes sistemas, puede ahorrar gastos de TI centralizando todo en un solo ERP.
El uso de un solo sistema también reduce los requisitos de capacitación de los usuarios finales, ya que éstos sólo necesitan conocer un sistema.
2 . Mayor transparencia.
El sistema de planificación de los recursos empresariales permite el acceso total a todos los procesos relevantes de su empresa, haciendo que los datos de todos los departamentos sean fácilmente accesibles para quienes tengan permiso. Por ejemplo, se pueden vigilar diariamente los niveles de existencias, incluidos los futuros envíos que aún se reciban y las existencias en tránsito.
Conociendo exactamente toda la información relativa a los niveles de existencias, puede controlar su capital de trabajo con mayor precisión y así hacer más eficiente la gestión de sus existencias.
Además, la disponibilidad de toda la información de su empresa de manera centralizada permite una mayor colaboración, una conclusión más rápida de las tareas y un mayor control de los procesos interdepartamentales.
3 . Una planificación más efectiva.
Con el ERP, su empresa tendrá un sistema de información centralizado para cada proceso, disponible en cualquier momento.
Este tipo de software permite examinar y comparar funciones entre departamentos, sin necesidad de utilizar hojas de Excel y correos electrónicos.
Esta funcionalidad permite a las empresas alcanzar un alto nivel de comprensión analítica de sus operaciones, lo que es esencial para la planificación empresarial, la identificación de los puntos fuertes de las operaciones y las áreas problemáticas que deben ser optimizadas.
Con una visión detallada de los datos, las empresas pueden tomar decisiones informadas basadas en métricas y tendencias.
4. Mayor personalización
El software de planificación de los recursos institucionales puede aplicarse según las necesidades específicas de cada empresa. Las empresas pueden elegir qué componentes e integración funcionan mejor y descartar lo que no necesitan.
La personalización también implica la forma en que se implementa el software. Las dos implementaciones principales son en el lugar y a través de la nube. Con un sistema integrado en las instalaciones, el software físico debe ser comprado e instalado en todas las computadoras y servidores de la empresa. Por otro lado, con un sistema basado en la nube, todo el paquete de software se gestiona a través de un proveedor de ERP.
5. Mejor eficiencia
Además de la reducción de los costes de TI y de formación, un ERP puede reducir el tiempo y el esfuerzo que requiere su equipo para realizar sus actividades diarias. Un sistema de planificación de los recursos institucionales correctamente aplicado puede reducir al mínimo o incluso eliminar los procesos manuales repetitivos y que requieren mucho tiempo, permitiendo así a los miembros del equipo centrarse en otras tareas.
La planificación de los recursos institucionales también puede promover la adopción y aplicación de las mejores prácticas de la industria, alineando y centralizando todas las acciones en toda la empresa.
6. Protección de datos
El sistema ERP promueve una mayor protección de los datos de su empresa al permitirle crear niveles de acceso y controlar quién puede ver y editar determinada información, en cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
La combinación de información de múltiples sistemas suele causar conflictos entre las fuentes, pero cuando todo esto se centraliza, se puede mejorar la coherencia y la seguridad de los datos
Además, los sistemas de planificación de los recursos institucionales pueden simplificar medidas como la anonimización de datos, la codificación de documentos con datos personales o la detección de incidentes de violación de datos personales. El sistema de base de datos ERP también le permite realizar copias de seguridad centralizadas de sus datos sensibles.
7. Mejor colaboración
Una plataforma de planificación de los recursos institucionales acelera el proceso de colaboración entre los departamentos y los empleados al proporcionar una base de datos interdepartamental, en la que se almacena la información de cada sector en un único lugar centralizado. Esto permite actualizaciones de proyectos en tiempo real y una mejor comunicación en toda la empresa.
Con un sistema ERP, todos los empleados pueden tener acceso, por ejemplo, a datos relacionados con el rendimiento de la empresa y el papel de cada uno en esta evolución, lo que motiva a los empleados y les hace sentirse más valorados.
8 . Servicio de atención al cliente
Una de las mayores prioridades de cualquier empresa es la adquisición y retención de clientes. En este sentido, un sistema de planificación de los recursos institucionales centraliza la información sobre los clientes y permite, por ejemplo, que el departamento de ventas y comercialización diseñe estrategias de relación más eficientes.
La alta supervisión que ofrece un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) puede conducir a una mejor interacción con su público, desde la comercialización dirigida hasta el servicio al cliente y la finalización de las compras.
9 . Mayor escalabilidad
.
Para asegurar el continuo éxito de su negocio, debe estar siempre preparado para el futuro. Muy a menudo, las empresas no actualizan su plan de negocios y, como resultado, se enfrentan a graves problemas de crecimiento.
Conseguir soluciones tecnológicas que puedan acomodar eficazmente el crecimiento de su empresa es de suma importancia, y el sistema ERP adecuado lo hace sencillo.
Puede utilizar un ERP que se adapte a cualquier necesidad de su empresa, por ejemplo, aumentar la base de clientes o desarrollar nuevos procesos o productos.
10. Mejora de la gestión de las existencias
En el caso de las empresas que se ocupan del movimiento de existencias físicas y de la producción, un sistema de planificación de los recursos institucionales refuerza la gestión de la cadena de suministro de varias maneras.
Esta mejora se traduce en plazos de entrega más cortos, entregas más puntuales, entre muchos otros beneficios que mejoran la operación en general y conducen al éxito.
Con el software ERP, su cadena de suministro puede ser más receptiva a través de una mejor previsión de la demanda, las adquisiciones, la gestión de las existencias y mucho más.
Una cadena de suministro simplificada también facilita las innovaciones en la fabricación, lo que puede ayudarle a reducir los costos y a desarrollar nuevos productos que den a su empresa una ventaja competitiva.
Ahora que conoce las 10 principales ventajas del ERP, ¿qué tal si implementa un sistema de este tipo en su empresa?