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Aunque ya se preveía antes de la pandemia, ésta ha hecho que el código QR sea una realidad cada vez más evidente y presente en la actualidad.
El Decreto-Ley nº 28/2019, de 15 de febrero, ha regulado y modificado diversas obligaciones tributarias relativas a la tramitación de facturas y otros documentos de relevancia fiscal, así como a la conservación de los elementos de la contabilidad empresarial.
Esta ley introduce el Código QR en las facturas, permitiendo una simplificación en la comunicación de las facturas por parte de las personas físicas para determinar sus gastos deducibles en el IRS, pretendiendo también luchar contra la economía sumergida, el fraude y la evasión fiscal. De este modo, las facturas y los documentos fiscalmente relevantes tendrán que contener ahora estos elementos.
Prevista para principios de 2021, la obligatoriedad del registro de estos elementos en las facturas y otros documentos de relevancia fiscal se prorrogó hasta enero de 2022 con la aprobación de los Presupuestos Generales del Estado.
Código QR en las facturas: ¿qué es y cuáles son las ventajas fiscales para las empresas?
A partir de principios de 2021 se podrá incluir, de forma opcional, un código QR en las facturas y documentos fiscalmente relevantes, debido en gran parte al beneficio fiscal creado por el Gobierno para quienes lo adopten y lo apliquen en sus facturas.
¿Hay un periodo de transición?
Sí, el régimen transitorio está garantizado por el título para los usuarios de programas informáticos de facturación u otros medios electrónicos, en cuanto a las series que deseen mantener en uso, continuando la numeración secuencial respectiva. Los usuarios de documentos preimpresos en impresoras autorizadas podrán seguir utilizando dichos documentos hasta el 31 de diciembre de 2021.
Esta prestación consistía en un aumento de:
- 140% en los costes de implantación para aquellos que lo hagan antes del primer trimestre de 2021;
- 130% para las empresas que las apliquen hasta el final del primer semestre de 2021;
- 120% en todas las demás situaciones.
¿Qué cambiará en las facturas?
Según la Orden Ministerial 195/2020, el Código QR y el ATCUD (Código de Documento Único) son elementos que deben estar presentes en las facturas y otros documentos fiscalmente relevantes (de presentación al cliente o que permitan la comprobación de bienes y servicios).
El código QR (Quick Response Code) es un código de barras bidimensional que puede ser escaneado por la mayoría de los teléfonos móviles con cámara y que permitirá comunicar las facturas sin que el contribuyente tenga que facilitar su número de identificación fiscal. Es decir, en el día a día, ya no será necesario mostrar el número de contribuyente al realizar una compra. La impresión del código en la factura facilitará su introducción en el programa de factura electrónica, después de la compra, sin requerir el número de contribuyente y en tiempo real.
El ATCUD es un código único del documento compuesto por el código de validación de la serie y el número secuencial del documento dentro de la serie, asignado por la Autoridad Fiscal.
¿Cuáles son las implicaciones de esta medida?
Los profesionales y las empresas estarán obligados a imprimir el código QR y el ATCUD en sus documentos fiscales. Por lo tanto, las principales implicaciones están relacionadas con la creación y el uso adecuado de estos nuevos elementos.
El código QR debe generarse correctamente y aparecer en la primera o última página de la factura. Debe ser perfectamente legible, independientemente del soporte en el que se presente al cliente. Para la elaboración del código QR, deben respetarse las especificaciones técnicas definidas por la Autoridad Fiscal y Aduanera.
El código de validación de la serie que debe atribuir la AT estará compuesto por un conjunto de al menos ocho caracteres. El ATCUD, con el formato «ATCUD:CodigodeValidação-NumeroSequencial», debe incluirse en todas las facturas y otros documentos de relevancia fiscal, emitidos por programas informáticos de facturación y otros medios electrónicos de facturación, así como por impresoras autorizadas. Al igual que el código QR, el ATCUD debe ser perfectamente legible, independientemente del soporte en el que se presente al cliente.
Debido a la pandemia de COVID-19 y de acuerdo con la Orden 412/2020 de 23 de octubre y la Ley nº 75-B/2020, estos son los plazos que deben cumplirse:
O QRCode deverá ser implementado a partir de janeiro de 2022;
O ATCUD apenas será obrigatório nas faturas e outros documentos relevantes a partir de 1 de janeiro de 2022;
A partir do 2.º semestre de 2021, a AT vai permitir a comunicação de séries documentais, para obtenção dos respetivos códigos de validação.
¿Cuáles son los requisitos y las especificaciones técnicas del código QR en las facturas?
El código QR debe contener los datos principales de una factura, como la identificación fiscal del comprador y del emisor, el país, el número, la fecha, las líneas y los plazos, el importe de los impuestos y las tasas.
A partir del 1 de enero de 2023, también el elemento ATCUD (código de documento único) tendrá que formar parte de los datos del código QR.
Las especificaciones técnicas definidas por la AT determinan que el Código QR:
Deben ser emitidos por programas certificados por la AT;
Ser perfectamente legible, independientemente del soporte en el que se presente al cliente (papel, electrónico, etc.);
En los documentos de más de una página, el código QR debe estar en la primera o última página;
Debe tener un tamaño mínimo de 3×3 cm, cuando se represente en la factura física o digital.
Asegúrese de que su sistema de facturación está preparado para estos cambios, con su contable y su proveedor de software de facturación.
¿Cuáles son las ventajas del código QR y del ATCUD?
El ATCUD pretende simplificar y agilizar la comunicación de las facturas para determinar los gastos deducibles a efectos de Hacienda, promoviendo una mayor transparencia en el proceso de compra, tanto para el comerciante como para el cliente. Por otro lado, el Código QR pretende combatir el fraude fiscal, dificultando la economía paralela.
Ventajas de las facturas con código QR
Como medida que promueve la modernización en el trabajo y la competitividad de las empresas, el código QR existe como un elemento que potencia la transición digital contribuyendo a:
- Mayor transparencia en el proceso de compra;
- Facilitar la comunicación con la TA;
- Lucha contra el fraude y la evasión fiscal;
- Simplificar la vida de los ciudadanos al insertar los gastos que dan derecho a un descuento en Hacienda;
- Descomplicar la identificación del usuario y el acceso a la información;
- Facturación electrónica con un mayor nivel de agilidad.
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