5 consejos para crear un sistema de productividad eficaz
Los seres humanos no siempre son inherentemente productivos. Lo más probable es que todas las personas productivas que conoce tengan un sistema que les ayuda a mantenerse centrados en sus tareas. Y eso es lo que hacen los sistemas de productividad. Le ayudan a mantener las prioridades para que pueda decidir qué hacer y cuándo hacerlo.
Sin embargo, mientras trabaja para cultivar un flujo de trabajo productivo para usted y su equipo, puede encontrarse con algunos desafíos. No se preocupe, es perfectamente normal.
Cuando tiene más de un proyecto en el que centrarse, necesitará algo que le ayude a seguir el ritmo. Cuando su trabajo le lleve más allá de su escritorio -a una reunión o a un nuevo lugar de trabajo-, necesitará sistemas que le mantengan productivo dondequiera que esté. Y mientras continúe su viaje de trabajo durante semanas, meses y años, es posible que se encuentre con obstáculos. En esos momentos, conviene contar con algunas herramientas que te ayuden a mantener el rumbo.
Afortunadamente, hay varias herramientas y sistemas que han demostrado funcionar para todo tipo de trabajos y todo tipo de personas. En este artículo, presentamos algunos aspectos básicos, su kit de inicio.
He aquí algunos de los sistemas más esenciales y útiles que pueden optimizar su flujo de trabajo.
Cree una sinergia empresarial
El término de origen griego «sinergia» se refiere al efecto activo y retroactivo del trabajo o esfuerzo coordinado de múltiples subsistemas en la ejecución de una tarea o función compleja. ¿Sabía que la sinergia empresarial es esencial para el entorno de trabajo?
El líder es una pieza esencial para que se produzca esta sinergia. Lo ideal no es fomentar el individualismo, sino transformar a sus colaboradores en una sola «pieza» que se mueva en armonía para transformar el lugar de trabajo en un entorno que destaque frente a la competencia.
Mantener un equipo sincronizado empieza por comunicar eficazmente los principios que guían la conducta interna de la organización. El primer paso para construir una infraestructura sólida es comenzar con una base sólida. Tener unos valores definidos será esencial a la hora de contratar, ejecutar proyectos y tomar decisiones difíciles. Además, también es necesario que el equipo entienda el modelo de negocio de la empresa y sepa cómo ejecutar los planes a largo plazo. Sin embargo, estos planes pueden ser fluidos. Algunas empresas cambian de dirección según el enfoque de la empresa o los cambios que se producen en su mercado.
Cree una rutina
Especialmente en el trabajo a distancia, es probable que usted encuentre obstáculos y distracciones. Tener una rutina regular le ayudará a disminuir estos contratiempos y a centrarse en optimizar el rendimiento y ser más constante.
Establecer una rutina es clave para mejorar la concentración, mantener el trabajo organizado y garantizar un alto nivel de productividad. Al estructurar su día de manera eficiente, es más probable que obtenga mejores resultados. Algunas personas consiguen hacer las cosas de forma más eficaz antes de la hora de comer, mientras que otras tienden a tener su explosión de energía creativa por la tarde. Considere cuándo trabaja mejor y, si puede, agrupe sus tareas en el momento del día que tenga más sentido para completarlas mejor.
Utilice la herramienta de comunicación adecuada
Correo electrónico. Teléfono. Reunión cara a cara. Reunión virtual. Mensaje. Las opciones son innumerables. Aunque nunca hay un canal de comunicación perfecto, a veces uno puede ser mejor que el otro para diferentes situaciones. Y si escoge el canal «equivocado», los mensajes pueden perderse, retrasarse o no ser leídos. Hay situaciones en las que un correo electrónico es apropiado y otras en las que una llamada telefónica o una reunión en persona son más adecuadas.
La elección de la herramienta equivocada puede llevar a una ruptura de la comunicación. Si intercambias información rutinaria o la actualizas a diario, el correo electrónico u otras aplicaciones empresariales son una buena opción. En cambio, si se trata de resolver una situación complicada y llena de desinformación, una llamada telefónica o una reunión virtual permiten una comunicación más eficaz. La llamada telefónica es eficaz para los asuntos que deben resolverse rápidamente.
Ponga límites de tiempo a su trabajo
Ponga un límite de tiempo a su trabajo, es decir, decida de antemano cuánto tiempo va a dedicar a una tarea concreta: puede fijarlo en un número determinado de horas y ni un minuto más. Si desea aumentar su productividad antes de empezar cualquier nueva tarea, póngase un límite de tiempo para trabajar. Rápidamente comprobará lo productivo que será después de establecer una cantidad de tiempo específica para hacer el trabajo. Limitar el tiempo que invierte en una tarea específica no sólo le ahorra tiempo, sino que le hace más consciente de cómo ocupa su tiempo.
También puede utilizar una plataforma que le permita simplemente pulsar «Start» y «Stop» en un temporizador etiquetado para controlar el tiempo que dedica a una tarea o proyecto. Para los freelancers, esto les permite organizar su jornada y saber realmente cuánto tiempo dedican a cada actividad.
Cree una lista de tareas
Es aparentemente sencillo, pero la lista de tareas pendientes puede ser el elemento más importante en la vida de una persona productiva. Probablemente conoce la sensación de que hay algo que tiene que hacer y que no puede recordarlo.
O bien, ha estado en un escenario en el trabajo donde se enfrenta a una montaña de tareas. Sin embargo, estas situaciones son bastante comunes. Y no es necesario. El propósito de una lista de tareas, y la razón por la que es tan importante para su vida productiva, es simple. Se trata de sacar esa montaña de tareas e ideas de su cabeza y ponerlas en un solo espacio.
Todo está en su lista, y es un documento completo. Si se le ocurre algo nuevo, añádalo a la lista. Una vez que usted haya creado su lista, puede editarla, condensarla, combinar elementos, omitir otros… lo que necesite. Pero lo más difícil ya está hecho. Sin embargo, es importante que ésta sea la única lista. Si está en otro lugar que no sea el que has designado, no tendrá esa misma tranquilidad.
Puede que usted prefiera escribir las tareas en papel o utilizar sitios web diseñados para mantener su trabajo al día, como Airdesk. Airdesk le permite ver todas sus tareas, actualizar su estado y marcarlas como completadas. Puede organizar su lista de tareas distinguiendo niveles de prioridad. Mantener la lista de tareas centralizada y accesible dondequiera que esté le permite hacer un seguimiento de las tareas y obtener un mayor control sobre su trabajo.
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