Las 7 principales ventajas de la automatización de procesos en el BackOffice
Garantizar la fluidez de los negocios en una empresa es siempre un reto para los directivos, independientemente de su área de actividad. Las empresas representan la metáfora del iceberg que muestra la parte superior fuera del agua (FrontOffice), pero por debajo del nivel del mar hay algo que sostiene toda la estructura (BackOffice). Para el buen funcionamiento de la empresa, hay cientos de procesos que funcionan en segundo plano -y por tanto no son percibidos por los clientes – pero que son fundamentales para el éxito de la empresa.
El BackOffice es una parte primordial de cualquier empresa y, aliado a las herramientas de automatización, permite más productividad, agilidad y flexibilidad en la gestión empresarial.
Muchas de las tareas de BackOffice están relacionadas con la administración, la logística, la relación con los clientes, las finanzas, los recursos humanos y las ventas, entre otras. ¿Se imagina los innumerables beneficios que un sistema integrado y automatizado puede aportar a una empresa? La inversión en tecnología para la automatización de estos procesos, la integración de los sistemas de datos y el flujo de trabajo aporta muchos beneficios. Con la información estructurada, el acceso y el trabajo con los datos permite una visión estratégica de forma rápida, además de promover la integración entre los equipos. En general, es el punto de partida para la modernización y el aumento de la productividad.
Sigue leyendo para descubrir siete ventajas que la automatización de procesos del BackOffice aporta a una empresa.
1 – Reducción de las tareas repetitivas
La rutina operativa de la mayoría de las empresas implica al menos una actividad repetitiva. La aplicación de la tecnología para desarrollarlas aporta eficiencia y productividad. Además, es posible reasignar a los empleados a las tareas más estratégicas para la empresa, como la planificación y la innovación.
Además, se pueden simplificar las actividades burocráticas, reduciendo o incluso eliminando la impresión, circulación y acumulación de papeles en el entorno corporativo, ¡lo que también reduce los costes!
2 – Promoción de un mayor control de los costes
La reducción y el control de los costes son objetivos que todas las empresas desean alcanzar. Es innegable que, directa o indirectamente, todas las tareas de BackOffice generan gastos, ya sea por el uso de mano de obra especializada o de recursos de la organización.
Sin embargo, en un sistema automatizado, estas acciones pueden realizarse automáticamente, lo que repercute directamente en la productividad de la empresa. También se reducen los costes de formación de los equipos, ya que se reducen drásticamente las tareas manuales y se promueve un proceso más seguro, en el que se definen las reglas, evitando errores operativos y pérdidas financieras. Otra ventaja está relacionada con el control de costes, ya que todo puede ser supervisado por el gestor a través de cuadros de mando adaptados a las necesidades específicas de cada cliente.
3 – Aumento de la productividad
La productividad está intrínsecamente relacionada con «hacer más con menos». En este sentido, la automatización de los procesos del BackOffice permite un aumento de la productividad y una mayor flexibilidad en la administración de su negocio.
Gracias a la tecnología, es posible ganar en eficiencia, lo que repercute directamente en la productividad. Los sistemas de automatización permiten entregar a los gestores y a los usuarios exactamente lo que estaba previsto y a tiempo. De este modo, la empresa podrá realizar las tareas en un menor espacio de tiempo y con menos costes, lo que permite ayudar a los directivos a aplicar mejores estrategias empresariales.
4 – Optimización del proceso
Otra característica inherente a las actividades de BackOffice está relacionada con el procesamiento de diversos documentos, facturas, protocolos y formularios. Muchos de ellos, tienen valor legal y requieren un control profesional. Toda la burocracia de los documentos puede simplificarse con la automatización y el control de los procesos, ya que el envío puede producirse automáticamente y de la forma que la empresa desee. Además, compartir la información beneficia el flujo de comunicación, evitando la duplicación de acciones de distintos equipos. Otra ganancia es la de la sostenibilidad, ya que hay una disminución de los papeles impresos.
5 – Integración y seguimiento del equipo
Las tareas de BackOffice nunca son realizadas por una sola área o un solo empleado de la empresa. Hay demandas de los departamentos financiero, jurídico, logístico y de relación con el cliente, entre otros, creando una importante base de datos que, si no está centralizada, la posibilidad de que se produzca un problema es grande. La automatización de estos procesos repercute positivamente en la eficacia de la atención al cliente y la prestación de servicios y productos, permitiendo además compartir las tareas de forma dinámica.
6 – Acceso a métricas de análisis eficaces
Como se ha mencionado anteriormente, una empresa produce una gran cantidad de datos a diario. Por lo tanto, es esencial utilizar todo este material para generar indicadores, objetivos y supervisar la evolución de la empresa, lo que permite entender qué procesos necesitan ser mejorados. La automatización de estos métodos también garantiza que los datos estén siempre disponibles en los grados de acceso establecidos por la organización, además de hacer que el acceso a la información sobre ventas, rendimiento y existencias, por ejemplo, sea mucho más sencillo y eficaz.
7 – Mejorar la experiencia de los empleados (Employee Experience)
No sólo importa la experiencia del usuario (User Experience), sino también la de sus empleados. La experiencia de los empleados también es esencial para que sus equipos internos estén satisfechos y sean productivos en el trabajo.
El BackOffice automatizado mejora la motivación de los empleados, ya que les permite centrarse en las tareas que realmente aportan valor y verificar su contribución a los resultados de la empresa.
Transformar su FrontOffice sin preocuparse de la base que lo sustenta es un error bastante común. Con la automatización del BackOffice, muchas tareas mundanas, repetitivas y que requieren mucho trabajo pueden realizarse de forma rápida, eficaz y rentable. Servicio rápido, información clara, precios competitivos y reducción de errores son sólo algunas de las ventajas de la automatización de procesos del BackOffice.
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